Gestión del Tiempo: ¿Cuánto tiempo va a llevar el proyecto?.

Publicado originalmente el 19/07/2010

A lo largo de mis años dictando el curso de preparación para el examen PMP, ha surgido permanentemente esta inquietud de los alumnos: ¿es posible pronosticar la fecha de finalización del proyecto con la técnica del Valor Ganado?, ¿adicionalmente a la proyección de costos que se puede realizar con la utilización del CPI (Cost performance index), es posible realizar un análisis similar con el SPI (Schedule performance index)?. En este artículo intentaré acercar algunas aclaraciones al respecto que, a mi juicio, son muy importantes y responder a la inquietud de mis alumnos.

A efectos de desarrollar el tema, plantearemos como ejemplo un proyecto muy sencillo.

Vamos a suponer que hemos planificado limpiar un terreno y pintar la cerca perimetral de 4 lados iguales. Nuestro plan de trabajo es el siguiente:

Plan Inicial

El presupuesto total del proyecto (BAC – Budget at Completion) es de $6.000,00. El camino crítico esta determinado por las actividades de pintado de cada lado de la cerca (del 1 al 4). La limpieza del terreno esta fuera del camino crítico y tiene una holgura de una semana.

Analicemos a continuación diversos escenarios.

Escenario I.

Habiendo transcurrido dos semanas desde el inicio del proyecto (31/05/2010), el viernes 11/06/2010, al cierre del día, decidimos revisar el estado del proyecto y determinamos lo siguiente:

Hemos completado el pintado del Lado 1, 2 y 50% del Lado 3.

El Valor Planeado (PV) es de $2.400,00 y el Valor Ganado (EV) es de $3.000,00, por lo tanto el SPI = EV / PV = 3000 / 2400 = 1,25.

Plan 2

Según el Practice Standard for Earned Value Management (PSEVM)[1], del Project Management Institute (PMI), existe una posibilidad de pronosticar la cantidad de tiempo que tomaría el proyecto (EACt – Time Estimate at Completion) de acuerdo a la performance que venimos desarrollando hasta el momento del análisis (11/06/2010). Este se calcula utilizando el SPI y un promedio del valor presupuestado sobre las unidades de tiempo. En nuestro proyecto sería:

EACt = (BAC/SPI) / (BAC/days) = (6000/1,25) / (6000/20) = 16.

El tiempo originalmente estimado para el proyecto eran 20 días hábiles, de acuerdo a la tasa actual de trabajo (SPI=1,25), es probable que el proyecto demore 16 días. Suponiendo que las semanas eran de 40 horas laborables, por lo tanto, el presupuesto original era de 160 horas, podríamos pronosticar que terminaremos el trabajo en 128 horas aproximadamente.

La primera aclaración que resalta el PSEVM es que éste método genera un cálculo bastante aproximado y se debe comparar siempre con el estado reflejado por un método basado en el tiempo del cronograma tal como el método del camino crítico.

Analicemos ahora un nuevo escenario.

Escenario II.

De la misma manera que en el escenario I, han transcurrido dos semanas desde el inicio del proyecto (31/05/2010), el viernes 11/06/2010, al cierre del día, decidimos revisar el estado del proyecto y determinamos lo siguiente:

Hemos completado el pintado del Lado 1 y la Limpieza del Terreno. Esta última tarea se ha adelantado. Contrariamente a lo planificado, el pintado del Lado 2 comenzará el próximo lunes14/06.

Plan 3

Si bien es evidente que el trabajo, de acuerdo a lo reflejado en el gráfico, se atrasaría una semana, el SPI calculado con los valores de EV = $2.400,00 y PV = $2.400,00, al momento del análisis, será igual a un SPI = EV / PV = 2.400 / 2.400 = 1, por lo que si aplicamos la fórmula del EACt resultará EACt = (6000 / 1) / (6000 / 20) = 20 días, es decir, el proyecto estaría terminando en el plazo previsto. Esto se debe a que el atraso producido en la tarea 3. Lado 2, se compensa con el adelanto en el trabajo de la tarea 6. Limpieza del terreno, pero la demora en la tarea 3 provocará una demora en el proyecto al afectar el camino crítico.

Tal como lo señala el PSEVM y lo demuestra el ejemplo, es posible que un análisis de valor ganado pudiera no mostrar variación del cronograma (SV) pero el proyecto aún así estar atrasado; por ejemplo, cuando las tareas que se planearon para ser terminadas en el futuro se realizan antes de las tareas en el camino crítico.

El Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI – Schedule Performance Index) indica cuan eficientemente el equipo de proyecto utiliza su tiempo. Tal como lo señaláramos previamente, el SPI se calcula dividiendo el Valor Ganado (EV – Earned Value), definido como el valor presupuestado del trabajo realizado, por el Valor Planeado (PV – Planned Value), definido como el valor presupuestado del trabajo planificado. Ambos valores, EV y PV, representan el valor del trabajo y no el tiempo. Adicionalmente, por definición, EV = PV hacia el final del proyecto.

Con la intención de resolver este inconveniente, existe una práctica emergente que es complementaria a la técnica del Valor Ganado y que se basa en una medición de la variación del cronograma basada en el tiempo. En la técnica del valor ganado comparamos el valor del trabajo ejecutado (ganado) y el valor del trabajo planificado en un punto en el tiempo conocido como fecha de estado (Status date), en cambio, el método basado en el tiempo compara el tiempo transcurrido hasta la fecha de estado (AT) con el tiempo planificado para el trabajo ejecutado (PT). Con estos valores se consigue calcular un SVt y SPIt basados en el tiempo:

SVt = PT – AT                       SPIt = PT / AT

Este método, denominado Programación Ganada (Earned Schedule) tiene su origen en un desarrollo de Walt Lipke[2], ex jefe de la división de software del Centro de Logística Aérea de Oklahoma.

No obstante, para responder a la pregunta del título del artículo sigue siendo importante considerar el cronograma, el camino crítico y sus caminos de más riesgo.

CONCLUSIONES

EVM es una herramienta muy valiosa para el análisis del rendimiento del proyecto, aunque es más capaz de predecir el costo al completar el proyecto que el tiempo.

Los datos de rendimiento del cronograma del valor ganado por sí solos no son suficientes para gestionar o predecir la dimensión del tiempo del proyecto. Los proyectos necesitan tener un sólido proceso de desarrollo del cronograma que les permita manejar sus caminos críticos[3].

La base más confiable para pronosticar la fecha final de terminación de un proyecto es a través del uso del camino crítico. El dato del valor ganado del cronograma puede ser útil para reforzar las proyecciones del camino crítico. Sin embargo, en la opinión de diversos autores, el valor ganado por sí solo no es adecuado para manejar la dimensión tiempo del proyecto.


[1] Practice Standard for Earned Value Management, Project Management Institute, ISBN: 1-930699-42-5

[2] Schedule is Different, by Walt Lipke, Software Division, Oklahoma City Air Logistics Center, http://www.armell.com/docs/W_Lipke_Schedule_is_Different.pdf

[3] Earned Value Project Management, Third Edition, by Quentin W. Fleming and Joel M. Koppelman, Project Management Institute © 2005, ISBN:9781930699892

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